О клиенте

Отрасль:
IT, разработка систем контроля и управления персоналом
Компания:
SteadyControl HoReCa
Регион:
Россия, Турция
Формат:
B2B SaaS, продажа лицензий, абонентское обслуживание
Инструмент:
сервис «Финансист»
SteadyControl HoReCa - это не просто разработчик. Это больше 200 брендов в индустрии гостеприимства, большое количество сотрудников, которые ежедневно работают с системой, и подразделение в Турции, которое развивается по франчайзинговой модели. Компания на рынке больше 5 лет, и за это время продукт вырос от стартапа до зрелого игрока.

Что мы увидели на старте:

  • Выставление счетов было настоящей головной болью. Компания продаёт лицензии сегментам HoReCa - сетям вроде "Додо Пиццы", у которых каждая точка может быть на разных юрлицах. Один проект - десятки юрлиц, десятки счетов с разными условиями.
  • Сначала пробовали делать это в 1С с бухгалтером на аутсорсе.Но компания росла быстрее, чем бухгалтер успевал формировать счета.
  • Потом завели Google-таблицу. Перевели процесс во внутренний контур. И очень быстро закопались: стало непонятно, по каким счетам клиенты оплатили, а по каким - нет. Где долг, а где уже всё закрыто.
Три формы отчётности придуманы не просто так - они должны работать как единая система. Даже если у вас микро-бизнес, без ОПиУ и ДДС, которые сходятся в балансе, вы никогда не будете понимать реальное состояние своих финансов.
Дмитрий Лебеденко, управляющий партнёр SteadyControl HoReCa
  • Дальше была первая попытка автоматизации - настроили выставление счетов через AMO CRM и интеграцию с 1С. Но когда компания сделала ещё один рывок в росте, этого снова стало мало.

Почему решили автоматизироваться

Управляющий партнёр SteadyControl HoReCa пришёл из семейного бизнеса, где сам столкнулся с последствиями ручного учёта. Когда пытались понять, из чего состоит дебиторка, какая реальная прибыль и сколько можно вывести дивидендов - всегда упирались в стену непонимания. Учёт был, но ответов не давал.
Поэтому, запуская собственный проект, они поступили иначе. Сразу, с нуля, с первых инвестиций поставили систему управленческого учёта.
Гораздо проще с первого дня выстроить правильную систему управления финансами, чем спустя несколько лет заниматься восстановлением учёта и поиском причин финансовых расхождений.
Дмитрий Лебеденко, управляющий партнёр SteadyControl HoReCa
Первый этап - просто сбор фактов и учёт инвестиций. Первые два года компания вкладывалась в продукт, не получая прибыли. Когда появились первые клиенты, возникла вторая задача: менеджерить счета и выставлять их клиентам. Сначала это решали через Google таблицы и AMO CRM, но с ростом в 2 раза система перестала справляться.

Что внедрили

Вместе с командой "Финрокета" построили финансовую архитектуру, которая работает как часы. Вот что получилось.

1 Чёткая структура центров финансовой ответственности (ЦФО)

Создали модель, в которой каждый бизнес-процесс получил свою роль:
  • Модель продажи лицензий - подключение новых клиентов.
  • Модель абонентского обслуживания - сопровождение действующих клиентов. Она зарабатывает деньги.
  • Модель реинвестирования - маркетинг, вывод новых продуктов, мероприятия. Всегда убыточная внутри предыдущих моделей. И это нормально - так закладывается будущий рост. Каждая модель получила свою долю прибыли, и за этим стало возможно следить в цифрах.

2 Автоматизация документооборота

Когда компания решила переходить с AMO CRM в Битрикс24, перенесли не только счета. В систему ушёл весь процесс управления входящими заявками и их дальнейший путь. Как только заявка доводится до продажи:
  • клиенту автоматически выставляется договор в 1С;
  • договор отправляется в биллинг;
  • биллинг ежемесячно автоматически генерирует счета и акты;
  • счета и акты уходят клиенту на почту и по ЭДО - бухгалтер почти не участвует.

3 Управление дебиторкой

Самый больной вопрос - десятки юрлицов, сотни счетов, тысячи оплат. Решили его системно:
  • "Сервис Финансист" показывает сумму платежей на месяц - исходя из выставленных счетов.
  • Компания заранее знает, сколько денег должно прийти.
  • Еженедельно менеджеры вносят даты оплат по каждому клиенту.
  • Дебиторка контролируется в сервисе - в режиме, близком к реальному времени.
После внедрения дебиторская задолженность на конец месяца сократилась примерно в два раза. У руководства появилась возможность видеть финансовую картину в режиме, близком к реальному времени.
Дмитрий Лебеденко, управляющий партнёр SteadyControl HoReCa

4 Бюджетирование и контроль расходов

Все расходы заложены в бюджет на год и ежемесячно переутверждаются. Каждая заявка на платёж - будь то маркетинг, мероприятие или покупка в офис - проверяется на попадание в бюджет. Если не попадает - финдир отклоняет или переносит. Компания никогда не уходила в кассовый разрыв. Потому что платёжный календарь контролируется через день. А ключевая статья - выплаты сотням экспертов по всему СНГ. Это физлица, которые работают по ставке за час и ждут оплаты сразу после отчёт.

Кто пользуется системой

Внутри компании инструмент стал повседневным рабочим органом:
  • Собственник - смотрит итоговые дашборды по периодам.
  • Руководитель отдела сопровождения - контролирует рентабельность проектов.
  • Бухгалтер - видит согласованные счета, которые нужно поставить в оплату.
  • Все менеджеры - контролируют сумму выставленных счетов, динамику выручки и состояние дебиторки.
Все - в одном сервисе.
Самое трудное - не технологии. Самое трудное - выстроить процессы и донести их до каждого сотрудника. Разделить роли, объяснить логику, перевести управленческий учёт на язык простых статей и цифр.Вторая по сложности задача - бюджетирование. Планировать, улучшать качество прогнозов, управлять денежным потоком так, чтобы компания не уходила в разрыв. Сейчас мы в этом процессе постоянно, и с каждым месяцем делаем это лучше.
Юлия, финансовый аналитик Финрокет

Парадокс времени

Качественный управленческий учёт не экономит время. Скорее наоборот - требует дисциплины, внимания и постоянной работы команды.
Но это инвестиция в управляемость. Вместо ручного поиска ошибок и бесконечных сверок компания тратит ресурсы на принятие решений на основе прозрачных и актуальных данных.
Мы помогаем партнёрам управлять персоналом на основе объективных данных, а не субъективных ощущений. Поэтому и внутри собственной компании стремимся выстраивать управление по тем же стандартам - через прозрачные показатели, понятную аналитику и факты, на которые можно опираться.
Дмитрий Лебеденко, управляющий партнёр SteadyControl HoReCa

Результаты

  • Дебиторская задолженность сократилась в 2 раза.
  • Выставление счетов полностью автоматизировано - от договора до акта.
  • Платёжный календарь контролируется через день.
  • Каждый менеджер видит свою выручку, дебиторку и динамику в реальном времени.
  • Компания ни разу не уходила в кассовый разрыв.
  • Все расходы запечатаны в бюджет, и каждая заявка проходит проверку.