Как SteadyControl HoReCa выстроила учёт финансов и сократила дебиторку в 2 раза.

От Excel-хаоса к прозрачному управлению деньгами в IT-компании с более чем 200 брендами и 50 000 пользователей

О клиенте

Отрасль: IT, разработка систем контроля и управления персоналом
Компания: SteadyControl HoReCa
Регион: Россия, Турция
Формат: B2B SaaS, продажа лицензий, абонентское обслуживание
Инструмент: сервис «Финансист»

Что было до автоматизации: счета, Excel и вечные вопросы к бухгалтеру

SteadyControl HoReCa - это не просто разработчик. Это больше 200 брендов в индустрии гостеприимства, большое количество сотрудников, которые ежедневно работают с системой, и подразделение в Турции, которое развивается по франчайзинговой модели. Компания на рынке больше 5 лет, и за это время продукт вырос от стартапа до зрелого игрока

Что мы увидели на старте:

Выставление счетов было настоящей головной болью. Компания продаёт лицензии сегментам HoReCa - сетям вроде "Додо Пиццы", у которых каждая точка может быть на разных юрлицах. Один проект - десятки юрлиц, десятки счетов с разными условиями.
Сначала пробовали делать это в 1С с бухгалтером на аутсорсе.Но компания росла быстрее, чем бухгалтер успевал формировать счета.
Потом завели Google-таблицу. Перевели процесс во внутренний контур. И очень быстро закопались: стало непонятно, по каким счетам клиенты оплатили, а по каким - нет. Где долг, а где уже всё закрыто.

- Дмитрий Лебеденко, управляющий партнёр SteadyControl HoReCa

"Три формы отчётности придуманы не просто так - они должны работать как единая система. Даже если у вас микро-бизнес, без ОПиУ и ДДС, которые сходятся в балансе, вы никогда не будете понимать реальное состояние своих финансов".

Дальше была первая попытка автоматизации - настроили выставление счетов через AMO CRM и интеграцию с 1С. Но когда компания сделала ещё один рывок в росте, этого снова стало мало.

Почему решили автоматизироваться

Управляющий партнёр SteadyControl HoReCa пришёл из семейного бизнеса, где сами столкнулись с последствиями ручного учёта. Когда пытались понять, из чего состоит дебиторка, какая реальная прибыль и сколько можно вывести дивидендов - всегда упирались в стену непонимания. Учёт был, но ответов не давал.
Поэтому, запуская собственный проект, они поступили иначе. Сразу, с нуля, с первых инвестиций поставили систему управленческого учёта.

- Дмитрий Лебеденко, управляющий партнёр SteadyControl HoReCa

"Гораздо проще с первого дня выстроить правильную систему управления финансами, чем спустя несколько лет заниматься восстановлением учёта и поиском причин финансовых расхождений".

Первый этап - просто сбор фактов и учёт инвестиций. Первые два года компания вкладывалась в продукт, не получая прибыли. Когда появились первые клиенты, возникла вторая задача: менеджерить счета и выставлять их клиентам. Сначала это решали через Google таблицы и AMO CRM, но с ростом в 2 раза система перестала справляться.

Что внедрили

Вместе с командой "Финрокета" построили финансовую архитектуру, которая работает как часы. Вот что получилось.

1. Чёткая структура центров финансовой ответственности (ЦФО)

Создали модель, в которой каждый бизнес-процесс получил свою роль:

Модель продажи лицензий - подключение новых клиентов.
Модель абонентского обслуживания - сопровождение действующих клиентов. Она зарабатывает деньги.
Модель реинвестирования - маркетинг, вывод новых продуктов, мероприятия. Всегда убыточная внутри предыдущих моделей. И это нормально - так закладывается будущий рост. Каждая модель получила свою долю прибыли, и за этим стало возможно следить в цифрах.

2. Автоматизация документооборота

Когда компания решила переходить с AMO CRM в Битрикс24, перенесли не только счета. В систему ушёл весь процесс управления входящими заявками и их дальнейший путь. Как только заявка доводится до продажи:

клиенту автоматически выставляется договор в 1С;
договор отправляется в биллинг;
биллинг ежемесячно автоматически генерирует счета и акты;
счета и акты уходят клиенту на почту и по ЭДО - бухгалтер почти не участвует.ъ

3. Управление дебиторкой

Самый больной вопрос - десятки юрлицов, сотни счетов, тысячи оплат. Решили его системно:

"Сервис Финансист" показывает сумму платежей на месяц - исходя из выставленных счетов.
Компания заранее знает, сколько денег должно прийти.
Еженедельно менеджеры вносят даты оплат по каждому клиенту.
Дебиторка контролируется в сервисе - в режиме, близком к реальному времени.

- Дмитрий Лебеденко, управляющий партнёр SteadyControl HoReCa

"После внедрения дебиторская задолженность на конец месяца сократилась примерно в два раза. У руководства появилась возможность видеть финансовую картину в режиме, близком к реальному времени".

4. Бюджетирование и контроль расходов

Все расходы заложены в бюджет на год и ежемесячно переутверждаются. Каждая заявка на платёж - будь то маркетинг, мероприятие или покупка в офис - проверяется на попадание в бюджет. Если не попадает - финдир отклоняет или переносит.
Компания никогда не уходила в кассовый разрыв. Потому что платёжный календарь контролируется через день. А ключевая статья - выплаты сотням экспертов по всему СНГ. Это физлица, которые работают по ставке за час и ждут оплаты сразу после отчёта.