Как «Регионстройсервис» наводил порядок в финансах
От хаоса заявок к финансовому контролю и P&L по каждому участку работ
Отрасль: строительство энергетической инфраструктуры
Компания: «Регионстройсервис»
Регион: Хабаровский край Магаданская область
Формат: проекты и участки работ
Инструмент: система «Финансист»
Проект: внедрение заявки на оплату, платежного календаря, P&L и отчетности по участкам
Компания: «Регионстройсервис»
Регион: Хабаровский край Магаданская область
Формат: проекты и участки работ
Инструмент: система «Финансист»
Проект: внедрение заявки на оплату, платежного календаря, P&L и отчетности по участкам
Что было до внедрения: Excel, хаос и звонки по оплатам
«Регионстройсервис» — это не просто компания. Это настоящая инфраструктурная машина, которая обслуживает, строит и реконструирует ЛЭП и трансформаторные подстанции, поддерживает инфраструктуру для снабжения электроэнергией удаленные поселки, работает в условиях разбросанных участков и сложной логистики. И в такой системе — ни единой платформы для управления деньгами.
Что мы увидели на старте:
- Заявки на оплату летели "со всех щелей": по телефону, в мессенджерах, на бумаге, по почте. Ни регламента, ни маршрута.
- Руководители не видели, кто и зачем тратит деньги — инициаторы могли протащить оплату без согласования. Да, и это действительно происходило.
- Реестры платежей собирались вручную, экономисты пытались вести учет в Excel, и это было максимально трудозатратно. Ведь не потеряться во всех счетах нелегко. Привет неточности и внеурочная работа.
- Ошибки в отчетах — стандарт. Один отчет — три версии: сначала неправильно, потом еще раз неправильно, потом переслали заново.
- Финансовый учет был только по ДДС. P&L не было. Как результат — никто не знал, работают ли участки в плюс или в минус.
- Бюджет сравнивали вручную, по таблицам. План-факт? Только через боль и героизм.
Что мы внедрили
Вместе с внешним финансовым аналитиком и внутренней финслужбой мы построили архитектуру учета на базе «Финансиста». Вот что получилось.
1
Автоматизация заявок на оплату
- Настроили сквозной процесс: от подачи заявки до ее оплаты.
- Определили четкие цепочки согласования, в которых невозможно обойти руководителя.
- Каждая заявка теперь требует обоснования, выбора статьи, проекта, объекта и подтверждения от ответственного.
- Подключено 30+ сотрудников с удаленных участков.
“
«Раньше люди просто присылали счет — и бухгалтера платили. Сейчас так уже не выйдет. У руководства появилась прозрачность: кто инициировал, зачем, по какой статье, где согласовано».
Первый месяц — 500+ заявок. И это только начало. Сотрудники присматриваются, учатся работать по-новому.
2
Платежный календарь
- Загрузили все регулярные платежи и заявки в систему.
- Настроили расчет остатка по счетам с прогнозом.
- Появился контроль кассовых разрывов.
“
«Раньше об этом знали только когда деньги уже кончились. Сейчас видно заранее. Это уже экономия нервов и ресурсов».
3
Управленческая отчетность, которой не было
- P&L с нуля — до нас его вообще не вели.
- Построили отчет по прибыли и убыткам по каждому участку.
“
«До внедрения мы даже не могли сказать, кто работает в плюс, а кто в убыток. Сейчас видно — по участкам, по объектам, по статьям».
Ощущения клиента
“
«"Финансист" — это инструмент, который либо становится основой финансовой дисциплины, либо теряет смысл. Поэтому мы сразу договорились, что ведем систему правильно и системно. Она должна жить — иначе она просто набор экранов».
Клиент с энтузиазмом участвовал во внедрении, активно помогал с адаптацией и давал конструктивную обратную связь. Мы даже собрали от них чек-лист пожеланий по развитию продукта.
Сложности, с которыми столкнулись
- Сопротивление пользователей: «раньше просто скидывали счет, теперь надо вводить».
- Ошибки в аналитике на старте — некорректные привязки в 1С, пришлось устранять вместе с финдиром.
- Остались Excel-залежи — часть процессов до сих пор дублируется вручную, но курс на «отпускание табличек» уже задан.
- Требуется развитие системы: например, функциональность для автоматического подбора договора по контрагенту — пожелание бухгалтера, которое пока в разработке.
Вывод
Проект в «Регионстройсервисе» — это не просто про заявки и отчеты. Это про внедрение культуры финансового контроля, которая до этого существовала только в теории. Благодаря работе всей команды, включая собственника, финдиректора, привлеченного консультанта по оптимизации бизнеса и команду Финрокета, получилось:
- навязать порядок там, где царил хаос,
- сократить потери времени,
- получить достоверные цифры по участкам,
- и главное — заложить фундамент для дальнейшего управленческого роста.
Хочешь такой же кейс в своей компании?
Оставь заявку, и мы покажем, как навести порядок в финансах даже в самых «разорванных» структурах.