Как галерии современного искусства удалось не закрыться благодаря внедрению управленческого учёта.

От рутины с таблицами и досадных ошибок — к прозрачному учету и автоматизации.Как внедряли автоматическое распределение по статьям, 6 направлениям и проектам, а также спец, функционал аналитики для руководителя.

О клиенте

Отрасль: Выставочная деятельность, музейная деятельность
Компания: Галерея Бронштейна
Регион: Россия
Инструмент: сервис «Финансист»

Галерея В.Бронштейна совмещает музей, выставочные проекты и продажи — от произведений искусства до сувенирной продукции. Галерея Бронштейна – крупнейшая художественная галерея Сибири. Здесь можно увидеть живопись, графику и скульптуры местных художников, а также авторов из других регионов России и стран. Есть сувенирный магазин с товарами локальных брендов и шоу-рум с произведениями искусства. Несколько юридических лиц, шесть направлений деятельности, регулярные мероприятия для жителей и гостей города. Локальные художники, скульптура, живопись — всё строится вокруг местной культуры.

Точка «Было»: ручной труд, который перестал масштабироваться

До внедрения управленческий учёт сводился к ручной обработке всего подряд. Выписка из банк-клиента — руками. Данные из 1С — руками. Количество проданных билетов — снова руками. Дальше — самое трудоёмкое: каждую сумму раскладывали по статьям, проектам и направлениям в Excel и Google-таблицах.Единственным отчётом, который формировался, был ДДС — отчёт о движении денежных средств. ОПиУ не существовало даже в планах. Исполнительный директор формулирует просто:

“

«Объём данных и трудозатраты настолько превысили наши возможности, что стало ясно: либо мы сейчас инвестируем силы в новый инструмент, либо просто не сможем справляться дальше». Никакого пожара. Кассовых разрывов не было. Была трезвая оценка предела».

Точка входа: почему выбрали именно этот сервис

Решение принимала лично руководитель компании Ольга Бронштейн — после встречи и оценки платформы. Сработали три фактора:

Первый — визуально понятный интерфейс: «красивее, чем 1С, и интуитивно понятный».
Второй — ёмкий функционал, в котором собрано всё нужное для управленческого учёта.
Третий и, пожалуй, критичный — интеграция с 1С. Данные подтягиваются автоматически, ручная перегонка исключена.

Что сделали при внедрении

Проект стартовал в конце 2025 года. Заказчик хотел видеть данные начиная с декабря — а это означало, что ретроспективу придётся разносить руками. Трудоёмко, но решаемо. Настроили несколько ключевых вещей

Автоматическое распределение по шести направлениям деятельности — правила завязаны на комментариях в банковской выписке.

Учёт по проектам — с поправкой на специфику: проекты в галерее постоянно открываются и закрываются.

Отдельно решили нюанс с сертификатами. Ситуация нестандартная: продажа есть, а затрат нет — они возникают позже, когда клиент отоваривает сертификат. Логику провели и автоматизировали.

Точка «Стало»: что изменилось за полгода

Время обработки данных сократилось радикально. Часы ручного труда уступили место автоматическому сбору.Появился ОПиУ. Раньше компания жила без отчёта о прибылях и убытках — теперь собственница видит реальную прибыльность, а не только движение средств. Стоит отметить, что Ольга Бронштейн лично проверяет все отчёты через сервис. Для этого ввели отдельную аналитику «Проверено / Не проверено» — инструмент контроля корректности каждой цифры.

Кто пользуется сервисом

Основной пользователь — финансовый менеджер Анна. Также в систему заходят исполнительный директор и собственница. Пока это два человека — но именно те, кто принимает решения.

Что дальше

Прошло чуть больше полугода. Компания ещё не освоила функционал 1С и самого сервиса в полном объёме. Дальнейший план: закрыть текущий инструментарий целиком, а затем переходить к бюджетному планированию — к той модели управленческого учёта, которую здесь намерены выстроить.

Вывод

Кейс Галереи Бронштейн — пример зрелого перехода. Бизнес двинулся от ручного управления к автоматизированному учёту не потому, что прижало, а потому что иначе не масштабироваться. За полгода: данные собраны в одном месте, настроено автоматическое распределение по аналитикам, появились отчёты, которых раньше не было, заложен фундамент для бюджетного планирования. Без авралов и хаоса — просто пришло время.

Хотите такой же кейс в своей компании?

Оставьте заявку, и мы покажем, как навести порядок в финансах даже в самых «разорванных» структурах.

Оставить заявку