Как владельцы предприятия смогли навести порядок в денежных потоках и устранили тревогу по поводу злоупотребления со стороны персонала?

За последние два года компания сильно выросла, и владельцы стали терять контроль над деньгами. Возросли риски того, что сотрудники, пользуясь неосведомленностью начальства, могли присваивать средства компании в личных целях. Ситуация усложнялась тем, что информация о сделках и деньгах хранилась в разных местах: в «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерия предприятия».

Отсутствие финансового планирования и чёткой модели по денежным потокам приводило к кассовым дефицитам.

В связи с этим собственники приняли решение ввести жесткую финансовую дисциплину, чтобы предотвратить попытки нарушения внутренних правил. Задачу привести учет в порядок поручили финдиректору из «Финансиста».

Наш специалист проверил базы данных с 1 января 2019 года и реализовал по итогам:

•   создал единую среду, где собираются все данные;
•   установил правила управленческого учета;
•   обучил персонал работать с данными;
•   всесторонне проверил финансовое положение компании.

На данном этапе выяснилось, что сотрудники отдела закупок и продаж работают в одной программе, а бухгалтерия и владельцы — в другой. И у всех разная информация. В результате никто не располагал точной картиной сколько должны компании и сколько должна она. Бухгалтер же испытывал постоянные трудности при сверке взаимных расчётов.

Для начала решили сделать так, чтобы все данные были в одном месте. Для этого аналитики импортировали базы данных в систему сервиса «Финансист».

Для текущей работы финдиректор даль чёткие указания, как нужно оформлять документы, учетные транзакции, чтобы избежать ошибок, как и куда вносить информацию для ее последующей консолидации.

Далее специалист автоматизировал учетные процессы и разработал финансовую модель компании. Полученные данные указывали, что количество новых клиентов почти не растёт, хотя новичков и становится больше. Просто действующие клиенты стали покупать больше.
Исследование клиентской базы показало: средний срок работы с клиентом в 2021 году составлял 3,5 месяца, а в 2022-м — уже 2,5 месяца. Это говорит о том, что клиентов становится больше, но они быстро уходят. Клиенты делают одну покупку и больше не возвращаются.

По мнению привлеченного финдиректора, такая ситуация чревата резким снижением дохода, если компания начнет терять ключевых и регулярных заказчиков.
Возможно, стоит изменить подход менеджеров к работе с новыми клиентами и постараться вернуть тех, кто ушел.
Всего зафиксировано 1030 клиентов, из которых активно взаимодействуют лишь 173. Однако, если удастся вернуть хотя бы 1% из числа «потерянных», это может принести фирме 3 миллиона рублей выручки ежемесячно.

Подробно проанализировал клиентский сегмент. Выяснилось, что постоянные клиенты покупают технику для себя не раньше, чем через полгода после первой покупки. Это значит, что есть клиенты, которые покупают продукцию не для себя.Поэтому специалист предложил классифицировать клиентов по типу деятельности — для разных групп нужны разные способы стимулировать повторные покупки. Еще компании посоветовали изменить структуру отдела продаж и систему поощрений, увязав ключевые показатели эффективности (KPI) менеджеров с общими целями организации.

Владельцы хотели, чтобы учет наличных был таким, чтобы обычные сотрудники не могли в него вмешиваться. Им необходимо было четко понимать, какие средства уходят на операционные нужды бизнеса, а какую сумму можно безопасно изъять в виде дивидендов.

Эта задача была решена с помощью сервиса «Финансист» благодаря его гибким настройкам прав доступа и формул для расчета показателей.

Владельцы хотели, чтобы учет наличных был таким, чтобы обычные сотрудники не могли в него вмешиваться. Им необходимо было четко понимать, какие средства уходят на операционные нужды бизнеса, а какую сумму можно безопасно изъять в виде дивидендов.

Эта задача была решена с помощью сервиса «Финансист» благодаря его гибким настройкам прав доступа и формул для расчета показателей.

Владельцы хотели, чтобы учет наличных был таким, чтобы обычные сотрудники не могли в него вмешиваться. Им необходимо было четко понимать, какие средства уходят на операционные нужды бизнеса, а какую сумму можно безопасно изъять в виде дивидендов.

Эта задача была решена с помощью сервиса «Финансист» благодаря его гибким настройкам прав доступа и формул для расчета показателей.

Изначально руководство думало, что данные о том, что есть на складах, точные. Однакое в процессе проверки появились сомнения в этой информации. Сумма списаний оказалась шокирующей , и владельцы поняли, что их подозрения о злоупотреблениях со стороны персонала подтвердились.

Руководству предложили разделить склады по функциональному назначению, ответственных материальных лиц за каждым складом и проводить регулярные инвентаризации.

На основе проведенного анализа привлеченный финансовый директор дал ряд рекомендаций.

•   Навести порядок в учете денег.
•   Разделить клиентов по сфере деятельности.
•   Активизировать работу по удержанию существующей клиентской базы
•   Пересмотреть структуру отдела продаж.
•   Планировать выплату дивидендов используя платёжный календарь, чтобы не было кассовых провалов
•   Провести полную инвентаризацию.

Чтобы владельцы могли думать о развитии компании, а не переживать из-за действий персонала, нужно использовать правильно составленную управленческую отчетность. Это поможет удержать клиентов и увеличить доходы.