Как сеть ресторанов минимизировала ошибки в отчётах и начала считать себестоимость блюд.
Мониторинг показателей и учёт — важная задача для любой компании. Это помогает принимать правильные решения, увеличивать прибыль и не допускать ошибок.
В этой статье мы расскажем, как сервис «Финансист» помог крупной сети ресторанов собрать отчётность в одном месте и уменьшить число ошибок персонала.
Что было в компании:
«Семейная история» — сеть ресторанов с филиалами в Санкт-Петербурге и Сочи. До «Финансиста» учёт в разных филиалах вели по-разному: каждый сотрудник делал так, как ему удобнее. Из-за этого владелец сталкивался с большим количеством проблем при сведении отчётности.
Все филиалы работали с iiko и «1С:Управленческий учёт». В «1С» вносили все документы, а iiko использовали для кассы. Некоторые отчёты делали в Excel, но руководству не хватало подробного анализа и аналитики. Плюс ко всему, сотрудники иногда ошибались, и в отчёты попадали неверные данные.
Все филиалы работали с iiko и «1С:Управленческий учёт». В «1С» вносили все документы, а iiko использовали для кассы. Некоторые отчёты делали в Excel, но руководству не хватало подробного анализа и аналитики. Плюс ко всему, сотрудники иногда ошибались, и в отчёты попадали неверные данные.
Как выбирали программу:
Главным было — получать аналитику и отчёты, не меняя привычный рабочий процесс с iiko и «1С». Нужно было объединить отчёты из разных филиалов в одном месте и синхронизировать финансовый и товарный учёт.
До «Финансиста» компания пробовала другую программу, но её не удалось настроить под свои нужды.
До «Финансиста» компания пробовала другую программу, но её не удалось настроить под свои нужды.
Как внедряли:
Настройка заняла продолжительное время: правила отнесения расходов осуществлялись целый год. Под каждую статью затрат разрабатывали свой вариант. Внедрение заняло около трёх месяцев, но из-за сезонности бизнеса приходилось делать перерывы. Зато удалось добиться максимальной точности и понять, откуда берутся те или иные финансовые показатели.
Затраченное время окупилось: : теперь отчёт формируется всего за 15–20 минут.
Что мы сделали:
- Настроили связь с «1С» и iiko.
- Создали и загрузили нужные данные и правила распределения по статьям.
- Разработали отчёт о прибылях и убытках по запросу клиента.
- Научили команду работать с новым инструментом.
Что получилось в итоге:
Компания продолжает изучать возможности сервиса. Уже хорошо получается работать с отчётом о прибылях и убытках: сравнивают результаты по месяцам и годам. В сервисе есть функция детализации, которая позволяет сразу увидеть, из чего складываются итоговые цифры.
«Семейная история» по-прежнему использует «1С:Управленческий учёт» и iiko. После закрытия периода информация из этих программ выгружается в «Финансист», и руководство получает удобный инструмент для анализа.
Вручную ничего вводить не нужно: вся информация загружается сама благодаря настройкам. К тому же, стало проще следить за ошибками сотрудников: если в учётной программе что-то не заполнено, это сразу видно. «Финансист» контролирует другие системы, которые используются в работе.
Самое полезное — появилась возможность отслеживать себестоимость каждого блюда в меню. И можно анализировать её: сравнивать разные блюда за разные годы, смотреть, как меняются цены, и считать прибыль с каждого блюда.
«Семейная история» по-прежнему использует «1С:Управленческий учёт» и iiko. После закрытия периода информация из этих программ выгружается в «Финансист», и руководство получает удобный инструмент для анализа.
Вручную ничего вводить не нужно: вся информация загружается сама благодаря настройкам. К тому же, стало проще следить за ошибками сотрудников: если в учётной программе что-то не заполнено, это сразу видно. «Финансист» контролирует другие системы, которые используются в работе.
Самое полезное — появилась возможность отслеживать себестоимость каждого блюда в меню. И можно анализировать её: сравнивать разные блюда за разные годы, смотреть, как меняются цены, и считать прибыль с каждого блюда.
Что планируют делать дальше:
В «Семейной истории» планируют освоить отчёт о движении денег и аналитические панели. Ещё хотят анализировать программу лояльности: клиенты могут частично оплачивать заказы бонусами, которые являются виртуальными деньгами.
“
«Финансист» не открыл что-то новое в финансовой отчётности, но сильно упростил работу с тем, что уже было. Аналитика в сервисе отличная: можно сравнивать проекты и периоды, смотреть данные в деталях. Появился анализ себестоимости, стало меньше ошибок, и теперь рассчитываются все нужные показатели.
Хочешь такой же кейс в своей компании?
Оставь заявку, и мы покажем, как навести порядок в финансах даже в самых «разорванных» структурах.